Microsoft Office - jedna z hlavních částí - Access

• základní program pro uchování a manipulaci s daty
• zvládnout práci s databází už není jednoduché hraní a zkoušení metodou pokus-omyl
• vypracovat úlohu v databázi vyžaduje jasný cíl, je to projektová práce už před vlastní prací s daty
• MS Access je relační databáze pracující s jazykem SQL (dotazovací jazyk, bude probráno později)

Nestačí Excel? Proč ještě databázi?

• pro velké objemy dat
• pro rychlé zpracování dat
• pro bezpečnost dat
• pro zabezpečení vícevrstevného přístupu k datům

Tam, kde vznikají velké objemy dat a současně záleží na jejich bezpečném uložení a rychlém přístupu k nim pro potřeby analýzy a modelování. Mohou to být například:

• výsledky z laboratoří
• měření a sledování jakosti ve výrobě
• důležité marketingové informace
• data z technologických a výrobních procesů

L1: Vytvoření nové databáze

Po spuštění programu MS Access se zobrazí okno programu a v něm vstupní formulář do programu, který požaduje spuštění již vytvořené databáze, nebo vytvoření databáze nové. Pokud máte již dříve vytvořené databáze, objeví se jejich seznam v levém sloupci. My použijeme na ploše levou horní ikonu s názvem Prázdná databáze.

Zobrazí se formulář pro nastavení názvu a umístění nové databáze. Do pole Název souboru napíšeme db1.

Všimneme si textu pod vstupním polem, kde se zobrazí cesta k souboru databáze. Dále klepneme na tlačítko Vytvořit. Otevře se pracovní plocha, na které je připravena Tabulka1 k přípravě struktury tabulky a zadávání dat. Tuto tabulku zavřeme klepnutím na křížek v pravém horním rohu pod pásem karet.

Druhé a další otevření vytvořené databáze

Spustíme MS Access, zobrazí se vstupní formulář. Naši nově vytvořenou databázi db1 otevřeme klepnutím na název v levém seznamu okna. Po otevření se zobrazí pracovní prostředí, tedy prázdná pracovní plocha s pásem karet v záhlaví a pod ním zpráva ve žlutém poli:
Databáze je nastavena na přísnější režim ochrany před spuštěním maker, která by mohla být nebezpečná v případě cizí databáze. Klepneme na tlačítko Povolit obsah. 

Pracovní prostředí

MS Access je složitý systém souborů a tomu odpovídá i složitost jeho nastavení. Pro naše potřeby ponecháme tovární nastavení, seznámíme se jenom se třemi konkrétními případy. Z horního menu okna MS Access spustíme funkci Soubor, otevře se formulář se svislým menu v levé části. Zvolíme funkci Možnosti,

Ta otevře formulář Možnosti aplikace Access s menu v levém sloupci a detailními funkcemi. V pravé části je otevřena funkce Obecné. Zde nás zajímá nastavení, kde je otevřena naše nová databáze v poli Výchozí složka pro databáze. Zde je zobrazena cesta k naší první databázi.

Dále zvolíme v levém sloupci funkci Aktuální databáze. V seznamu možností si všimneme nastavení Možnosti okna dokumentu/Dokumenty s kartami, toto nastavení vytvoří ouška otevřených oken na ploše hned pod pásem karet. Dále nás bude zajímat funkce Komprimovat při zavření, tuto zaškrtneme jako platnou, budeme tím šetřit prostor na disku.

Následně zvolíme v levém sloupci funkci Kontrola pravopisu a mluvnice, možnosti nastavení si pouze prohlédneme.
Pozor, hovoří se zde o práci v Microsoft Office, ne o Access. Toto nastavení je tedy společné pro celou MS Office!
Dole na konci formuláře stiskneme tlačítko OK a máme nastavení hotovo.

L2: Vytvoření tabulky a datové typy v MS Access

Naučíme se vytvořit tabulku, základní stavební kámen databáze, a ukážeme si i datové typy polí a jejich vlastnosti.

Začátkem lekce si opět vysvětlíme pár pojmů:

• Tabulka - úložiště dat, které se ukládá podle předem stanovených pravidel.
  Tato pravidla jsou součástí tabulky a musíme je definovat dříve, než data začneme ukládat.
  Představit si ji můžeme jako tabulku na papíře, kde ve sloupcích jsou hodnoty stejného typu (jméno, příjmení, rok narození) a v řádcích jsou hodnoty, které popisují jednoho určitého člověka: Filip, Peterka, 2001.
• Pole, položka, atribut, - jsou synonyma. Zde reprezentují jednotlivé údaje, např. jméno nebo příjmení nebo rok narození. Pole mají dále nastavené vlastnosti, např. rok narození musí obsahovat pouze číslice a být větší než 1900 a menší nebo rovno roku aktuálnímu.

Jmenné konvence

Správné pojmenování nám usnadní orientaci ve velkém projektu.
Název tabulky budeme začínat dvojicí písmen a číslicí, následováno logickým názvem, tedy pro pracovníky bude název tabulky tb1Pracovnik.
Pole v tabulkách pojmenujeme logickým názvem, plynoucím z fyzické podstaty sledované vlastnosti (Jmeno, Prijmeni).

Všechny názvy tabulek, polí a jiných objektů jsou bez diakritiky, tím se vyhneme nepříjemnostem do budoucna, například při převodech mezi jazykovými verzemi.

Vytvoření tabulky

Tabulku vytvoříme v návrhovém zobrazení, kde nastavíme nejen datové typy polí, ale také jejich další vlastnosti. Spustíme MS Access a otevřeme naši databázi db1. Ve vodorovném menu vybereme položku VYTVOŘENÍ a ze skupiny funkcí Tabulky vybereme Návrh tabulky.

Otevře se prázdná Tabulka1 (název je generován automaticky a bude námi změněn) s formulářem pro zadávání polí, jejich typů a vlastností. Zjistíme, že v horním vodorovném menu přibyla funkce NÁVRH a s ní se otevřel nový pás karet.

Do sloupce Název pole zadáme Cislo, a otevřeme seznam v poli Datový typ, vybereme položku Číslo.
Svoji pozornost přeneseme do dolní části obrazovky, kde upřesníme vlastnosti pole Cislo. Z nabídky vybereme Velikost pole a ze seznamu vybereme dlouhé celé číslo.
Z dalších vlastností nastavíme Počet desetinných míst na 0 a přechodem na vlastnost Ověřovací pravidlo lze v pravém konci řádku otevřít formulář Tvůrce výrazů.

Předpokládejme, že číslo pracovníka je pětimístné, chceme tedy omezit čísla v tomto rozsahu. Zapíšeme logický výraz v anglické notaci s tím, že předmětný název pole (zde Cislo) chybí.

Zapíšeme >9999 and <100000 a tlačítkem OK formulář Tvůrce výrazů zavřeme. Nápovědu můžeme nalézt v níže zobrazených třech polích Tvůrce výrazů, zde byl použit případ pro logické operátory.

Ve Vlastnosti pole dále nastavíme

• Ověřovací text: Zadejte celé, pětimístné číslo
• Je nutno zadat: ano
• Indexovat: ano (bez duplicity)

Zarovnání textu ponecháme nebo nastavíme vpravo, tak se naplňují čísla. Výsledné nastavení vidíme na obrázku

Tím je zadáno a nastaveno jedno pole z tabulky, kterou vytváříme. Pro úplnou tabulku pracovníka ještě potřebujeme jeho jméno, příjmení, rok narození a datum nástupu do firmy. Při vytváření těchto polí budeme pokračovat podobně.

Do druhého řádku, do položky Název pole, napíšeme Jmeno, Datový typ zvolíme Krátký text a ve Vlastnostech pole nastavíme položky takto:

• Velikost pole: 100
• Je nutno zadat: ano
• Indexovat: ne
• Komprese kódu Unicode: ano

Do třetího řádku, do položky Název pole, napíšeme Prijmeni. Datový typ a Vlastnosti pole nastavíme shodně s polem Jmeno.

Do čtvrtého řádku, do položky Název pole napíšeme, RokNarozeni. Datový typ nastavíme na Číslo a Vlastnosti pole nastavíme takto:

• Velikost pole: celé číslo
• Je nutno zadat: ano
• Indexovat: ne

Pro nás poslední, pátý řádek v položce Název pole vyplníme slovem Nastup. Datový typ nastavíme na Datum a čas. Vlastnosti pole nastavíme takto (předpokládáme, že firma vznikla 1.7.2013):

Formát: datum (krátké). Zde si všimneme, že uvedené datum ve výběrovém seznamu není hodnotou, ale pouze vzor, jak bude datum zobrazeno.

Pokračujeme:

• Ověřovací pravidlo: >=1.7.2013
• Je nutno zadat: ano
• Indexovat: ne

Když opouštíme položku Ověřovací pravidlo, program hlásí chybu.

Datum a jeho interpretace je další nesrovnalost mezi nastavenou češtinou (ale i jinými jazyky) a užívanou angličtinou ve vnitřním prostředí MS Access. U datumu budeme narážet častěji, teď musíme vyléčit náš problém. Klepneme v chybovém hlášení na OK a vrátíme se do Vlastnosti pole / Ověřovací pravidlo.

Abychom se s prostředím programu dohodli, musíme naspat >=#1.7.2013#, tedy doplnit znaky # před a za česky napsané datum. Tyto vyrobíme podržení klávesy Alt–pravý a stisknutím klávesy X. Výsledek už MS Access pochopí správně.

Změníme ještě položku Je nutno zadat na Ano. Tím máme definované pole v tabulce a můžeme provést závěrečnou operaci, tedy nastavení názvu tabulky a její uložení v databázi. Klepneme pravým tlačítkem myši na ouško, kde je dosud vygenerovaný název Tabulka1 a v otevřeném menu vybereme funkci Zavřít.

Program zobrazí dotaz Chcete uložit změny v návrhu objektu Tabulka1? klepneme na Ano, program zobrazí výzvu Uložit jako. Do vstupního pole zapíšeme název tb1Pracovnik a klepneme na tlačítko OK.

Musíme projít ještě jedním upozorněním Není definován primární klíč... V rámci tohoto hlášení klepneme na tlačítko Ne.

Datové typy polí a jejich vlastnosti v tabulce

V praxi jsme se seznámili s datovými typy:

• číslo
• datum a čas
• krátký text

Viděli jsme, že každý z těchto typů má další, podrobnější vlastnosti, které musíme nastavit, aby data uložená v databázi byla jasně a jednoznačně definována. Zatím pracujeme s omezeným seznamem dalších vlastností těchto typů, např. čísla používáme zatím jenom celá a kladná, přitom v nabídce je jich mnohem více, ale každé má svoje specifické použití.

Další typy, se kterými jsme zatím nepracovali, budou objasněny při použití.

L3: Práce s tabulkou v MS Access

Vysvětlení pojmů

• Záznam - pod tímto pojmem budeme rozumět jeden řádek tabulky, který je ucelenou logickou informací (z hlediska naší tabulky tb1Pracovnik o jednom pracovníkovi), např. jeden záznam v naší tabulce je:

  Cislo: 12345, Jmeno: Johana, Prijmeni: Kotoučová, RokNarozeni: 1988, Nastup: 3.8.2016.

Nastavení pracovního prostředí

Než začneme zadávat data, musíme si prázdnou tabulku otevřít. K tomu si nastavíme vstupní seznamy.

Nastavení přístupu k tabulkám

Spustíme MS Access s databází db1. V levém sloupci okna máme nadpis Všechny objekty a je zobrazen jeden řádek s názvem naší tabulky tb1Pracovnik. Vedle názvu Všechny objekty otevřeme menu klepnutím na šipku dolů a z něho zvolíme funkci Tabulky. Tím se omezí náhled jenom na tabulky, což je pro orientaci v rozsáhlém projektu velmi důležité. K zobrazení všech objektů se můžeme kdykoliv obdobným postupem vrátit klepnutím na funkci Všechny objekty Accessu.

Podrobnosti k názvům

V nadpisu levého sloupce Tabulky klepneme pravým tlačítkem myši, tím otevřeme menu s detaily vlastností. V něm zvolíme funkci Zobrazit podle a dále Podrobnosti. Ve sloupci s názvy tabulek se nám zobrazí položky Datum vytvoření a Datum změny, to je také dobré pro velké projekty. Podobným postupem se zvolením funkce Seznam můžeme vrátit k zobrazení pouze názvů tabulek.

Zadávání dat

V levém sloupci poklepeme na název tabulky tb1Pracovník a v pravém okně se otevře tabulka se zobrazením pro vstup hodnot do polí tabulky. Do prvního řádku zadáme vymyšlené hodnoty, např. 10521, Zita, Švandová, 1995, 2.2.2017.

Test ověřovacích pravidel

MS Access nás upozorňuje na chyby dvěma způsoby, oba jsou otestovány níže

• Při ukončení zadávání pole
• Při ukončení zadávání záznamu

Zadáním chybných dat otestujeme ověřovací pravidla.

Do druhého řádku tabulky do pole Cislo vložíme 101, ukončíme klávesou Enter. Zobrazí se chybové hlášení, které jsme zadali do vlastnosti Ověřovací text, tedy Zadejte pětimístné číslo. Hlášení uvolníme klepnutím na OK a vrátíme se do pole Cislo. Na další pole se přesuneme vložením pětimístného čísla.

Pokračujeme na druhém řádku, zadáme hodnoty Jan, Rokycan, 1993, 1.1.2000. Protože k poli Nastup jsme nezadali Ověřovací text, a vložená hodnota neodpovídá ověřovacímu pravidlu (Nastup >= 1.7.2013), zobrazí se obecné chybové hlášení.

Po klepnutí na OK vložíme do pole Nastup hodnotu 1.4.2016 a uložíme klávesou Enter, tím jsme zadali hodnoty v rámci definovaných Ověřovacích pravidel. Druhý řádek je naplněn a pořízení dat přejde automaticky na další záznam.

Kontrola celého záznamu

Do třetího řádku zadáme 50003, pole Jmeno ponecháme prázdné, dále zadáme Pastovec, 1961, 6.8.2018 a vložení zakončíme klávesou Enter. Kontroly neumožní přechod na záznam dalšího pracovníka, zobrazí se chybové hlášení k nezadanému jménu, protože při opuštění záznamu se testují všechny kontroly a my jsme u pole Jmeno do vlastnosti Je nutno zadat nastavili hodnotu Ano. Klepneme na OK, nastavíme kurzor do pole Jmeno a zadáme nějakou hodnotu, např. Vilém, takže můžeme přejít na další volný záznam.

Vlastnost Formát

Pětimístné číslo je již hůře čitelné, pokud jsou číslice psané bez mezer, proto si vytvoříme klasický český pohled na číslo. Vrátíme se k návrhovému zobrazení tabulky tb1Pracovnik. Ve vodorovném menu v záhlaví okna klepneme na funkci DOMŮ, na ikoně Zobrazení klepneme na šipku dolů a otevře se nám menu, z něhož vybereme funkci Návrhové zobrazení.

Touto volbou, společně s nastavenou nulou v položce Počet desetinných míst, dostaneme požadované zobrazení. Opět klepneme na ikonu Zobrazení, tentokrát na obrázek, nebo z otevřeného menu vybereme položku Datový list. Před navrácením se do původního formuláře klade program výzvu Nejprve musíte uložit tabulku. Chcete ji uložit nyní? Klepneme na Ano a vrátíme se do pořizování dat, zobrazení čísla je v českém standardu, např. číslo 10101 je zobrazeno 10 101.

Je třeba zdůraznit, že databáze má uloženo číslo 10101 pořád stejně a zobrazení s mezerou je jenom formátování pro obrazovku. Pokud by někdo požadoval jiný formát, bude se měnit jenom zobrazení, ale číslo zůstane uloženo beze změny.

Kontrola záznamu při zadávání dat, vlastnost Indexovat

Do čtvrtého řádku zadáme stejné číslo pracovníka, které už máme v jednom z prvních tří řádků záznamů pracovníků. Až po naplnění celého řádku se zobrazí obecné hlášení o chybě. Je to naše nastavení vlastností pole Cislo z druhé lekce, Indexovat: "Ano (bez duplicity). Klepneme na OK a musíme změnit zadané číslo pracovníka na dosud nepoužité, jedinečné, abychom mohli přejít na další, prázdný záznam o pracovníkovi.

Změna ověřovacích pravidel

V praxi se často vyskytne požadavek změny některých kontrol pro zadávaná data, tedy Ověřovacích pravidel, ale to se týká také vlastností Je nutno zadat a Povolit nulovou délku. Pokud takovou změnu provedeme v době, kdy máme v tabulce uložena data, je nutno zjistit, zda všechny hodnoty odpovídají novému nastavení.

Ze zadávání dat známým postupem otevřeme návrhové zobrazení tabulky tb1Pracovnik: Ve vodorovném menu v záhlaví okna klepneme na funkci DOMŮ, na ikoně Zobrazení klepneme na šipku dolů a otevře se nám menu, z něhož vybereme funkci Návrhové zobrazení.

Ve sloupci Název pole zvolíme RokNarozeni, a v dolní části okna Vlastnosti pole / Ověřovací pravidlo zadáme výraz >1990. Zda všechna dosud zadaná data odpovídají tomuto pravidlu, zjistíme takto:

V pásu karet klepneme na Testovat ověřovací pravidla. Tím se zobrazí upozornění: Tato operace bude testovat ověřovací...., klepneme na Ano. Následuje výzva Nejprve musíte uložit tabulku…., opět klepneme na Ano. Následuje zpracování, které zobrazí chybové hlášení Stávající data nesplňují vlastnost Ověřovací pravidlo pro pole RokNarozeni….. Klepneme na Ano. Potom je na nás, abychom rozhodli, zda hodnoty mimo nové pravidlo opravit, nebo je ponechat.

L4: Indexy a klíče v tabulkách MS Access

Vysvětlení pojmů

• Hodnota NULL - stav pole při vkládání dat do záznamu, do kterého nebyla zadána žádná hodnota (Pozor! mezera je hodnota!). Pokud není u pole nastavena vlastnost Je nutno zadat, lze takový neúplný záznam uložit.
• Volič záznamů - v zobrazení tabulky ve formě datového listu první levý, šedý sloupec v tabulce, dělený podle jednotlivých řádků. Klepnutím na něj myší se označí konkrétní záznam jako vybraný. Na obrázku je vybrán druhý záznam.

Index

Index je databázová konstrukce sloužící ke zrychlení vyhledávacích, třídících a dotazovacích procesů v databázi. Nastavuje se ve Vlastnosti pole: Indexovat, nebo v okně Indexy. Zvětšuje paměťový prostor zabraný daty, ale nezvětšuje samotnou datovou tabulku. Strohé definice nám lidově vyjádřeno říkají, že databáze si vytváří nad datovou tabulkou vlastní datovou strukturu, podobnou jako je rejstřík v knize.

Vlastnost index v MS Access lze přiřadit typům:

• Číslo, kterákoliv vlastnost
• Krátký text
• Datum a čas
• Měna
• Ano/ne
• Hypertextový odkaz

Vlastnost Indexovat

Vlastnost pole Indexovat lze nastavit na hodnoty

• Ne pole nebude indexováno, nebo bude index z pole odstraněn, pokud byl dříve nastaven
• Ano (duplicita povolena) hodnoty v poli se mohou opakovat
• Ano (bez duplicity) každá hodnota v poli musí být jedinečná

Formulář Indexy

Pro detailnější práci s nastavením indexů, nebo pro vytvoření indexu na více polí, je třeba otevřít okno Indexy z návrhového zobrazení tabulky. Zde je možno nastavit tyto další vlastnosti indexů:

• Index může mít více polí, v MS Access až deset, to znamená, že třídění a vyhledávání probíhá podle těchto polí, jak jdou v indexu za sebou. Index musí být označen názvem u prvního vybraného pole.
• Pořadí řazení: vzestupně, sestupně
• Primární: ano, ne. Slouží k nastavení primárního klíče, viz dále
• Jedinečný: ano, ne.
• Ignorovat hodnoty NULL: ano, ne.

Otevřeme si MS Access s databází db1. V seznamu tabulek klepneme pravým tlačítkem myši na název tabulky tb1Pracovnik, z otevřeného menu vybereme Návrhové zobrazení (toto je další způsob, jak otevřít tabulku v návrhovém zobrazení).

Z menu NÁVRH v pásu karet klepneme na ikonu Indexy.

Otevře se okno Indexy: tb1Pracovnik s přehledem o indexech uložených na právě nastavené tabulce. U indexu Cislo nastavíme ve vlastnostech indexu Primární: ano. Na voliči záznamů se zobrazí ikona klíče.

Okno Indexy zavřeme a přejdeme v tabulce tb1Pracovnik do zobrazení datového listu. Před ukončením návrhového zobrazení se zobrazí dotaz Nejprve musíte uložit tabulku, klepneme na Ano.

Zrušení indexu

Indexy lze rušit pouze v návrhovém zobrazení tabulky.

• Jednoduchý index se zruší nastavením ve Vlastnostech pole nastavením Indexovat: Ne
• Pro složený index je třeba otevřít okno Indexy a v něm vybrat řádky, na kterých je index definován tažením myši na voliči záznamů pro všechny položky rušeného indexu a následně stisknout klávesu Delete.

Automaticky vytvářené indexy

V programovém prostředí MS Access je možno nastavit názvy polí, pro která budou automaticky vytvářeny indexy. Smysl má tato funkce, pokud importujeme větší množství nových tabulek a používáme jmenné konvence, kdy pole k propojení tabulek, primární klíč, vždy nazýváme např. ID, Klic, Kod. Toto nastavení lze měnit v nastavení Možnosti, viz. první lekce. Na obrázku je uveden příklad nastavení.

Primární klíč

Primární klíč je zvláštní označení pole, které je současně indexem tabulky, kde každá hodnota v celé tabulce je jedinečná (neopakuje se). Je tedy jednoznačnou identifikací každého záznamu. Hlavní využití je v propojování tabulek. Nastavením pole jako primárního klíče MS Access současně vynutí nastavení dalších hodnot v části Vlastnosti pole:

• Indexovat: Ano bez duplicity
• Je nutno zadat: Ano
• Ignorovat hodnoty NULL: Ne (tuto vlastnost lze nastavit pouze v okně Indexy)

Příkladem je číslo pracovníka, které je v celé firmě jedinečné. Setkáte se také s názvem vlastní klíč.

Pokud nemáme vlastní jednoznačné číslování, MS Access poskytuje výbornou konstrukci typu pole Automatické číslo, databáze záznamy sama očísluje v době jejich zadávání.

Běžný způsob nastavení primárního klíče je v návrhovém zobrazení tabulky, z menu NÁVRH při umístění kurzoru na požadované pole a klepnutí na ikonu Primární klíč na pásu karet. Na voliči záznamů se objeví ikona klíče.

Další způsob nastavení primárního klíče jsme provedli v okně Indexy.

Cizí klíč

Často se lze v návrzích databází setkat s pojmem cizí klíč. Je to fiktivní označení pole (v tabulce 1), které obsahuje hodnoty obsažené v jiné tabulce (v tabulce 2) primárním klíčem. Slouží k propojení tabulek, v MS Access není tento název používán.

Reálná čísla v klíčích a indexech

Reálná čísla v MS Access mají názvy vlastností pole:

• jednoduchá přesnost
• dvojitá přesnost

Nejsou to čísla celá, často přicházejí z výpočtů, a tedy při ukládání do databáze dochází k jejich zaokrouhlení. Z jednoho výpočtu přijde číslo např. 8,000000 a z jiného výpočtu číslo 8,000001 (v zobrazení při zaokrouhlení na čtyři desetinná místa jsou tato čísla vizuálně rovna). Pro databázi se tato čísla nerovnají a jako rovná se nenajdou. Použití reálných čísel jako indexů není problém, ale při použití reálných čísel jako klíčů k vytvoření vazeb mezi tabulkami může jít o velký problém.

L5: Dotazy v MS Access

Vysvětlení pojmů

• Dotaz, anglicky query - základní programový modul v jazyku SQL, kterým se získávají data z databáze pro potřebu dalšího zpracování nebo interpretace. Výběrové dotazy umožňují kombinovat data z různých tabulek a dotazů. Dále existují dotazy pro kompletní servis nad tabulkami databáze, těmi se vytváří, modifikují, naplňují a ruší tabulky, vytvářejí a ruší indexy, klíče a relace.

Jazyk SQL

Pro práci s databázemi se nejčastěji používá jazyk SQL, jehož příkazy se syntakticky co nejvíce podobají přirozenému jazyku (angličtině). Přesnější popis, členění a definice budou probírány později.

V základním kurzu MS Access budeme využívat návrháře dotazu a průvodce dotazem, které vygenerují program dotazu. Nebude tedy nutno psát skutečné příkazy jazyka SQL.

Výběrové dotazy

V každé tabulce databáze jsou uloženy záznamy, ze kterých chceme vybrat pro další práci jenom některá pole, nebo jenom určitou podmnožinu záznamů. V této lekci se budeme zabývat nejjednoduššími výběrovými dotazy, které pracují s daty z jedné tabulky.

Příprava tabulky

Pro numerické operace v dotazech do naší databáze db1 do tabulky tb1Pracovnik doplníme dvě pole:

• Oddeleni, typu Krátký text
• Bonus, typu číslo s vlastností jednoduchá přesnost

Pole naplníme hodnotami a tabulku uzavřeme.

Vytvoření dotazu průvodcem

V dotazu nad naší tabulkou tb1Pracovnik vypočteme součty bonusů podle oddělení.

V menu VYTVOŘENÍ v pásu karet klepneme na ikonu Průvodce dotazem. Otevře se formulář Nový dotaz, na něm zvolíme funkci Průvodce jednoduchým dotazem a klepneme na OK.

Program přejde na formulář Průvodce jednoduchým dotazem. Vybereme v položce Tabulky nebo dotazy hodnotu Tabulka: tb1Pracovnik a v seznamu Dostupná pole vybereme pole Oddeleni a Bonus. Tyto položky tlačítkem ">" přesuneme do seznamu Vybraná pole. Klepneme na Další.

V následujícím formuláři ve výběru Chcete použít dotaz podrobný nebo souhrnný? můžeme zvolit:

• Podrobný - v tomto případě by byla vybrána všechna pole z tabulky a program by přešel na konec průvodce s pojmenováním dotazu
• Souhrnný - tuto možnost však nyní budeme ignorovat.

Klepneme na Možnosti souhrnu.

Otevře se formulář Možnosti souhrnu.

V okně Jaké souhrnné hodnoty chcete vypočítat? v poli Bonus zaškrtneme Součet a v pravém dolním rohu zaškrtneme pole Počítat záznamy v tb1Pracovnik. Klepneme na OK.

Program se vrátí na předchozí formulář Průvodce jednoduchým dotazem, zde klepneme na Další. V dalším okně téhož formuláře v položce Jaký název má mít dotaz? zadáme qry0101.

jmenná konvence: abychom všude poznali, že jde o dotaz, budou názvy dotazů začínat předponou qry.

Ponecháme přepínač Otevřít dotaz pro zobrazení informací a klepneme na Dokončit.

Návrhář dotazů

V předchozí části jsme vytvořili souhrny. V této kapitole budeme vytvářet dotaz podrobný, abychom se seznámili s možnostmi návrháře dotazů detailně.

V menu VYTVOŘENÍ klepneme na ikonu Návrh dotazu na pásu karet.

V menu NÁVRH se nastaví a zvýrazní ikona Výběrový a otevře se formulář Zobrazit tabulku. Ponecháme záložku Tabulky a s kurzorem na názvu tb1Pracovnik klepneme na Přidat. Tabulka tb1Pracovnik se zobrazí na ploše okna a následně klepneme na Zavřít.

Výběr polí do dotazu provedeme jedním ze tří způsobů:

• Dvojklikem na vybraném názvu pole
• Stisknutím levého tlačítka myši na názvu pole a přetažením na požadované místo do pracovní tabulky
• Výběrem ze seznamu na požadovaném názvu pole v pracovní tabulce

Do pracovní tabulky přeneseme všechna pole z tabulky tb1Pracovnik.

Přejmenování názvu pole

V případě, že se bude dotaz zobrazovat uživateli, je možno ve výsledném zobrazení češtinu šišlavou nahradit spisovnou češtinou. Lepší bývá ponechat spisovnou češtinu až na výstupní formuláře a reporty.

Přejmenování provedeme vložením požadovaného názvu ukončeného dvojtečkou před název pole z tabulky tb1Pracovnik. V tomto případě nahradíme zobrazovaný název pole Cislo názvem Číslo pracovníka, celý zápis je potom Číslo pracovníka: Cislo.

Podmínky výběru hodnot

Omezení počtu záznamů zobrazených ve výběru je nejčastějším požadavkem při tvorbě dotazů. Výběr pouze požadované podmnožiny dosáhneme zápisem podmínky do řádku Kritéria: v pracovní tabulce. Podmínky se zapisují ve zkráceném tvaru, jak bylo uvedeno v lekci třetí - Práce s tabulkou v MS Access.

V mém příkladu uvádím omezení na jméno Jan a současně na ročník narození větší než 1990, jde o podmínky logické konjunkce, spojené logickým AND.

Předpokládám, že jste se při zadávání jmen a hodnot do tabulky tb1Pracovnik řídili vlastní fantazií a musíte si podmínky výběru tedy patřičně upravit, aby se ve výsledku dotazu nezobrazil prázdný formulář.

V menu NÁVRH klepnutím na ikonu Zobrazit přímo, nebo výběrem funkce Datový list.

Pro zápis podmínky výběru formou logické disjunkce, tedy logického NEBO, musíme provést zápis každé jedné podmínky na samostatném řádku pracovní tabulky s názvem Nebo: Zápis pro podmínky omezení na jméno Jan, nebo na ročník narození větší než 1990 je uveden na obrázku.

Úkol: Vytvořit v návrháři dotazů podobný výstup, jako jsme vytvořili v průvodci dotazem.

Návod: Použijete ikonu Souhrny a výpočetní funkce podle následujícího obrázku. Pozornost věnujte pojmenování polí a novému řádku Souhrn: