L8: Akční dotazy v MS Access

Akční dotazy umožňují měnit data v tabulkách (obsah) a strukturu databáze.

Spuštění akčních dotazů závisí nejenom na nastavení pravidel uvnitř databáze, ale i na systémových oprávněních k přístupu. Zde si vyložíme základní pravidla nastavení databáze a systému, aby mohly být akční dotazy provedeny. Nejpřísnější omezení platí pro dotazy aktualizační a odstraňovací, pro ostatní jenom některá.

Jedno doporučení pro všechny akční dotazy: pořiďte si kopii databáze, aby při případném selhání akce nebo při chybě v textu dotazu nedošlo ke zničení dat.

Typy akčních dotazů, které lze sestavit v návrháři dotazů:

• Vytvářecí
• Přidávací
• Aktualizační
• Odstraňovací

Pro úplnost uvádím ještě další různé typy dotazů, které se píší přímo v jazyku SQL a nebudou dále diskutovány:

• Sjednocovací
• Předávací
• Definiční

Vytvářecí dotazy

Takovýmto dotazem vytvoříme novou tabulku a naplníme jí záznamy na základě tabulek již existujících, nebo na základě existujících dotazů. Přidat lze i vypočtené hodnoty. Dotaz tohoto typu použijeme jako okamžitý snímek momentálního stavu tabulek v databázi, např. pro následnou kontrolu nestandardního stavu uložených hodnot nebo pro test programu. Většinou se ke kontrolním záznamům připojuje časový údaj.

Popis postupu

V naší databázi db1 vytvoříme pro kontrolu tabulku tbqPracovnik, abychom zachytili momentální stav tabulky tb1Pracovnik. Začneme již známým postupem. Z menu VYTVOŘENÍ klepneme na ikonu Návrh dotazu a po zobrazení formuláře Přidat tabulku vybereme tabulku tb1Pracovnik, formulář zavřeme.

V menu NÁVRH klepneme na ikonu Vytvářecí a program zobrazí výzvu Vytvořit tabulku. V položce Název tabulky zadáme tbqPracovnik a klepneme na OK.

Všechna pole tabulky tb1Pracovnik přeneseme do pracovní tabulky a přidáme vypočtené pole s časovým údajem v době spuštění dotazu, který realizuje funkce Now(), zapisující aktuální hodnotu datumu a času: Cas: Now()

Přidávací dotazy

Takovýmto dotazem přidáme záznamy do již existující tabulky. Přidávané hodnoty do jednotlivých polí mohou být z více zdrojů, ať už z tabulek nebo dotazů, ale mohou to být i vypočtené hodnoty. Typickým příkladem je archivace hodnot v tabulkách databáze k určitému datu, kdy naplňujeme tabulku dříve vytvořenou. Na rozdíl od předchozího se cílová tabulka dotazem nevytváří.

Popis postupu

V naší databázi db1 přidáme záznamy do tabulky tbqPracovnik, vytvořené vytvářecím dotazem.
Začneme již známým postupem. Z menu VYTVOŘENÍ klepneme na ikonu Návrh dotazu a po zobrazení formuláře Přidat tabulku vybereme tabulku tb1Pracovnik, formulář zavřeme.

V menu NÁVRH klepneme na ikonu Přidávací a program zobrazí výzvu Přidat. V položce Název tabulky zadáme tbqPracovnik a klepneme na OK. V pracovní tabulce přibyl řádek Přidat do:, který specifikuje, do kterého pole cílové tabulky tbqPracovnik budou hodnoty polí zdrojové tabulky tb1Pracovnik zapsány.

Z cvičných důvodů zapíšeme pole Jmeno zdrojové tabulky do pole Prijmeni tabulky cílové a podobně zapíšeme tb1Pracovnik.Prij­meni na pole tbqPracovnik.Jme­no. Doplníme časový údaj podobně jako v předchozím případě. Pokud vypočtené pole nepojmenujeme, program to udělá doplněním názvu automaticky. Dále do řádku Kritéria: doplníme podmínku výběru záznamů. Vytvořený dotaz je na obrázku.

Pozor na náhled dotazu z ikony Zobrazení. Ten zobrazí výběrový dotaz, který je první částí dotazu přidávacího, tedy vidíme pole Jmeno a Prijmeni tak, jak jsou uloženy v tabulce tb1Pracovnik.

Vrátíme se do návrhového zobrazení a dotaz spustíme ikonou Spustit, zobrazí se výzva programu Chystáte se přidat 2 řádků, klepneme na Ano a následně si prohlédneme záznamy v tabulce tbqPracovnik. Vidíme, že u přidaných záznamů jsou hodnoty v polích Jmeno a Prijmeni zaměněny.

Dotaz při zavření uložíme pod názvem qry0221.

Aktualizační dotazy

Takovými dotazy lze změnit hodnoty polí uložené v tabulkách. Zdrojem ke změně mohou být jiné tabulky, dotazy, nebo vypočtené údaje. Příkladem může být např. sloučení dvou oddělení ve firmě do jednoho a v tomto smyslu je třeba změnit uložené záznamy pracovníků.

Popis postupu

V naší databázi db1 v záznamech tabulky tb1Pracovnik změníme hodnoty v poli Oddeleni aktualizačním dotazem.

• Začneme již známým postupem. Z menu VYTVOŘENÍ klepneme na ikonu Návrh dotazu a po zobrazení formuláře Přidat tabulku vybereme tabulku tb1Pracovnik, formulář zavřeme.
• V menu NÁVRH klepneme na ikonu Aktualizační a program v pracovní tabulce přidal řádek Aktualizovat do:. Do prvního sloupce pracovní tabulky přidáme Oddeleni z tabulky tb1Pracovnik. V řádku Aktualizovat do: zapíšeme novou hodnotu 88. Tím by se změnila hodnota u všech záznamů, ale my chceme změnit pouze oddělení číslo 2 na číslo 88. Musíme tedy do změny vybrat záznamy podmínkou v řádku Kritéria:. Zapíšeme 2.

Klepnutím na ikonu Zobrazit vidíme dotaz s jedním polem Oddeleni a dvěma záznamy s hodnotou 2. Vrátíme se do návrhového zobrazení a klepnutím na ikonu Spustit se zobrazí výzva programu Chystáte se aktualizovat 2 řádků, klepneme na Ano a následně si prohlédneme záznamy v tabulce tb1Pracovnik. Dva záznamy mají v poli Oddeleni zapsánu hodnotu 88.

Dotaz uzavřeme a uložíme pod názvem qry0231.

Odstraňovací dotazy

Cílem těchto dotazů je odstranit z tabulky nebo z více tabulek záznamy podle nastavených podmínek. Nejde o rušení tabulek, ale údajů v nich obsažených! Příkladem může být pracovník, který opustil firmu a jehož data byla archivována.

Popis postupu

V naší databázi db1 v tabulce tb1Deti zrušíme všechny děti pracovníka číslo 10101 odstraňovacím dotazem.

Začneme již známým postupem. 

• Z menu VYTVOŘENÍ klepneme na ikonu Návrh dotazu a po zobrazení formuláře Přidat tabulku vybereme tabulku tb1Děti, formulář zavřeme.
• V menu NÁVRH klepneme na ikonu Odstranit, vidíme v pracovní tabulce nový řádek Odstranit:. Budeme rušit celé záznamy, vybereme do prvního sloupce pracovní tabulky hodnotu tb1Deti.*, která představuje všechna pole tabulky tb1Deti. V řádku Odstranit: program nastavil From, s významem z tabulky. 
• Chceme odstranit záznamy o dětech pouze jednoho pracovníka a to sdělíme programu nastavením podmínky. V druhém sloupci pracovní tabulky nastavíme Cislo, program v řádku Odstranit nastaví hodnotu kde s významem nastavení omezující podmínky. My doplníme v řádku Kritéria: hodnotu 10101.

Vrátíme se do návrhového zobrazení a klepnutím na ikonu Spustit program zobrazí výzvu Chystáte se odstranit 2 řádků z dané tabulky. Klepnutím na Ano se zrušení záznamů provede. Dotaz při zavření uložíme pod názvem qry0241.